Quando uma secretária-geral da câmara municipal gere os salários, as deliberações, o registo civil e a contabilidade em quatro softwares diferentes, com quatro credenciais e quatro formatos de exportação, cada fim de mês torna-se um exercício de equilibrismo. É precisamente este tipo de atrito quotidiano que as soluções Berger Levrault para autarquias procuram eliminar, reunindo as funções administrativas numa única plataforma.
Inventário das ferramentas existentes antes de qualquer migração para a Berger Levrault
Antes de considerar uma implementação, começa-se por fazer um diagnóstico da situação existente. Que contratos de software estão em vigor? Que conectores asseguram a transmissão eletrónica dos atos, o envio da DSN ou a ligação ao Chorus Pro? No departamento de Manche, a parceria entre Manche Numérique e a Berger Levrault prevê precisamente um acompanhamento da migração que inclui este inventário prévio.
Este aspeto é menos insignificante do que parece. Cada interface existente pode tornar-se um ponto de bloqueio se não for mapeada antecipadamente. Por exemplo, um software de processamento salarial ligado à DSN através de um conector de terceiros terá de ser substituído ou reconfigurado. Ignorar esta etapa é arriscar duplicações de fluxos ou rejeições de transmissões eletrónicas durante a fase de transição.
As autarquias que já utilizam o software Berger Levrault para câmaras municipais numa única área (a contabilidade, por exemplo) devem verificar se o contrato permite ativar outros módulos sem renegociar o conjunto.
WeMagnus: gestão financeira e processamento salarial no mesmo ambiente
WeMagnus, a solução SaaS da Berger Levrault destinada a autarquias com menos de 5 000 habitantes, reúne contabilidade, recursos humanos e serviços à população numa única interface. A plataforma já ultrapassou a fase-piloto e assegura diariamente a gestão de numerosas pequenas autarquias.
Na área financeira, inclui a gestão orçamental, a emissão de ordens de pagamento e de cobrança, bem como a ligação direta ao contabilista público. O registo de uma ordem de pagamento e a sua transmissão eletrónica são feitos no mesmo ecrã, eliminando as exportações intermédias em ficheiros XML ou PDF.
Na área salarial, o módulo inclui o cálculo das contribuições, a geração dos recibos de vencimento e o envio da DSN. Um funcionário que processa os salários de algumas dezenas de trabalhadores da função pública territorial já não precisa de mudar para um software dedicado e, depois, voltar ao módulo de contabilidade para registar os lançamentos correspondentes.
O que a centralização muda no dia a dia
A câmara municipal de Saint-Hilaire-des-Landes, mencionada num testemunho publicado pela Berger Levrault, ilustra este benefício. A concentração das ferramentas reduz o número de introduções manuais e limita os erros de reintrodução de dados entre dois softwares que não comunicam de forma nativa.
O trabalho em mobilidade também é facilitado: o WeMagnus funciona online e pode ser acedido através de um navegador. Um eleito pode consultar uma conta administrativa ou aprovar uma deliberação num tablet, sem VPN nem instalação local.
Alojamento na cloud e segurança dos dados municipais
Centralizar a gestão municipal numa plataforma cloud levanta uma questão legítima: o que acontece em caso de falha? Concentrar os serviços num único prestador aumenta o risco de indisponibilidade simultânea de todas as funções. Uma falha no servidor deixa de afetar apenas a contabilidade ou o processamento salarial: pode afetar ambos ao mesmo tempo.
Para uma autarquia que esteja a considerar esta migração, há vários pontos que merecem respostas por escrito por parte do fornecedor ou do operador público de serviços digitais (OPSN):
- A frequência e a localização das cópias de segurança, nomeadamente se os dados continuam alojados em França, como a Berger Levrault anuncia para o WeMagnus
- O prazo de recuperação garantido em caso de incidente grave e as condições de funcionamento degradado (acesso só de leitura, exportação offline)
- A separação dos dados entre as autarquias que utilizam a mesma instância partilhada
- Os compromissos de conformidade face ao panorama de ameaças publicado pela ANSSI, que assinala regularmente ataques dirigidos às autarquias locais
A partilha de recursos através de um OPSN como a Manche Numérique facilita o acompanhamento técnico, mas não dispensa cada autarquia de colocar estas questões contratuais antes de assinar.
Assistente de IA integrado e faturação eletrónica: dois projetos a antecipar
O WeMagnus integra um assistente baseado em inteligência artificial, alimentado pelo acervo documental do fornecedor. Na prática, é possível fazer-lhe uma pergunta regulamentar (cálculo de uma compensação por funções, regras para convocar o conselho municipal) e obter uma resposta contextualizada.
A sua utilidade para uma pequena autarquia sem serviço jurídico próprio é real, desde que se verifique sistematicamente a fonte indicada pelo assistente. Uma ferramenta de apoio à decisão não substitui a validação por um funcionário com formação, sobretudo em matérias com implicações financeiras ou estatutárias.
Preparar a reforma da faturação eletrónica
A reforma da faturação eletrónica, que abrange progressivamente todas as entidades públicas e os seus fornecedores, acrescenta uma exigência. Os fluxos de faturas recebidas e emitidas terão de passar por plataformas de desmaterialização conformes.
Para uma câmara municipal que já disponha de uma solução Berger Levrault ligada ao Chorus Pro, a adaptação será mais simples do que para uma autarquia que ainda processa as faturas em folhas de cálculo. Verificar desde já a compatibilidade do módulo de contabilidade com os formatos exigidos (Factur-X, por exemplo) evita uma corrida de última hora quando as obrigações entrarem em vigor.
A escolha de um software de gestão municipal não se resume a comparar funcionalidades. A pergunta mais útil a fazer antes de qualquer decisão continua a ser a do inventário: que fluxos circulam atualmente, entre que ferramentas, e quais terão de continuar a funcionar amanhã de manhã se a migração se atrasar.
