Cuando una secretaria general de ayuntamiento gestiona las nóminas, los acuerdos, el registro civil y la contabilidad con cuatro programas distintos, cuatro credenciales y cuatro formatos de exportación, cada fin de mes se convierte en un ejercicio de malabarismo. Precisamente este tipo de fricciones cotidianas es lo que las soluciones de Berger Levrault para entidades locales buscan eliminar, agrupando las funciones administrativas en una única plataforma.
Inventario de las herramientas existentes antes de migrar a Berger Levrault
Antes de plantearse una implementación, conviene empezar por analizar la situación actual. ¿Qué contratos de software están vigentes? ¿Qué conectores permiten la transmisión telemática de los actos, el envío de la DSN o la conexión con Chorus Pro? En el departamento de Manche, la colaboración entre Manche Numérique y Berger Levrault contempla precisamente un acompañamiento durante la migración que incluye este inventario previo.
Este aspecto es más importante de lo que parece. Cada interfaz existente puede convertirse en un obstáculo si no se cartografía de antemano. Por ejemplo, habrá que sustituir o reconfigurar un programa de nóminas conectado a la DSN mediante un conector de terceros. Pasar por alto este paso puede provocar duplicidades en los flujos o rechazos de transmisiones telemáticas durante la transición.
Los municipios que ya utilizan el software Berger Levrault para ayuntamientos en un único ámbito (la contabilidad, por ejemplo) deberían comprobar si su contrato permite activar otros módulos sin tener que renegociarlo por completo.
WeMagnus: gestión financiera y nóminas en un mismo entorno
WeMagnus, la solución SaaS de Berger Levrault destinada a entidades locales de menos de 5 000 habitantes, reúne la contabilidad, los recursos humanos y los servicios a la población en una sola interfaz. La plataforma ya ha superado la fase piloto y se utiliza a diario para gestionar numerosos municipios pequeños.
En el ámbito financiero, incluye la gestión presupuestaria, la emisión de órdenes de pago y de cobro, y la conexión directa con el contable público. La introducción de una orden de pago y su transmisión telemática se realizan en la misma pantalla, lo que elimina las exportaciones intermedias en archivos XML o PDF.
En cuanto a las nóminas, el módulo incluye el cálculo de las cotizaciones, la generación de las nóminas y el envío de la DSN. Quien gestiona las nóminas de unas decenas de funcionarios territoriales ya no necesita cambiar a un programa específico y volver después al módulo contable para registrar los asientos correspondientes.
Qué cambia en el día a día al centralizar la gestión
El ayuntamiento de Saint-Hilaire-des-Landes, mencionado en un testimonio publicado por Berger Levrault, ilustra las ventajas de este enfoque. Agrupar las herramientas reduce el número de entradas manuales y limita los errores al volver a introducir datos entre dos programas que no se comunican de forma nativa.
También facilita el trabajo en movilidad: WeMagnus funciona en línea y se puede acceder desde un navegador. Un cargo electo puede consultar una cuenta administrativa o aprobar un acuerdo desde una tableta, sin VPN ni instalación local.
Alojamiento en la nube y seguridad de los datos municipales
Centralizar la gestión municipal en una plataforma en la nube plantea una pregunta legítima: ¿qué ocurre si se produce una avería? Concentrar los servicios en un único proveedor aumenta el riesgo de que todas las funciones queden indisponibles a la vez. Una incidencia en el servidor ya no afecta solo a la contabilidad o a las nóminas, sino a ambas al mismo tiempo.
Antes de plantearse esta migración, un municipio debería solicitar respuestas por escrito al proveedor del software o al operador público de servicios digitales (OPSN) sobre varios aspectos:
- La frecuencia y la ubicación de las copias de seguridad, especialmente si los datos siguen alojados en Francia, como anuncia Berger Levrault para WeMagnus
- El plazo de restauración garantizado en caso de una incidencia grave y las condiciones de funcionamiento degradado (acceso de solo lectura, exportación sin conexión)
- La separación de los datos entre las entidades locales que utilizan la misma instancia compartida
- Los compromisos de cumplimiento en relación con el panorama de amenazas publicado por la ANSSI, que alerta periódicamente de ataques dirigidos contra las entidades locales
La puesta en común de recursos a través de un OPSN como Manche Numérique facilita el acompañamiento técnico, pero no exime a cada municipio de plantear estas cuestiones contractuales antes de firmar.
Asistente de IA integrado y facturación electrónica: dos proyectos que conviene anticipar
WeMagnus incorpora un asistente basado en inteligencia artificial, alimentado con el fondo documental del proveedor. En la práctica, se le puede plantear una consulta normativa (el cálculo de una indemnización por el ejercicio de un cargo, las modalidades de convocatoria del pleno municipal) y obtener una respuesta contextualizada.
Para un municipio pequeño sin un servicio jurídico propio, puede resultar muy útil, siempre que se compruebe sistemáticamente la fuente que muestra el asistente. Una herramienta de apoyo a la toma de decisiones no sustituye la validación de un agente cualificado, sobre todo en asuntos con implicaciones económicas o estatutarias.
Prepararse para la reforma de la facturación electrónica
La reforma de la facturación electrónica, que irá afectando progresivamente a todas las entidades públicas y a sus proveedores, añade una exigencia más. Los flujos de facturas recibidas y emitidas deberán pasar por plataformas de digitalización que cumplan la normativa.
Para un ayuntamiento que ya utiliza una solución de Berger Levrault conectada a Chorus Pro, la adaptación será más sencilla que para un municipio que todavía gestiona sus facturas en una hoja de cálculo. Comprobar desde ahora la compatibilidad del módulo contable con los formatos exigidos (Factur-X, por ejemplo) evitará las prisas de última hora cuando entren en vigor las obligaciones.
La elección de un software de gestión municipal no se reduce a comparar funcionalidades. Antes de tomar una decisión, la pregunta más útil sigue siendo la del inventario: qué flujos circulan hoy, entre qué herramientas y cuáles deberán seguir funcionando mañana por la mañana si la migración se retrasa.
