Wanneer een gemeentesecretaris de salarisadministratie, raadsbesluiten, de burgerlijke stand en de boekhouding beheert in vier verschillende softwarepakketten, met vier inloggegevens en vier exportformaten, wordt elke maandafsluiting een evenwichtsoefening. Juist dit soort dagelijkse frictie willen de oplossingen van Berger Levrault voor lokale overheden wegnemen door administratieve functies samen te brengen op één platform.
Inventarisatie van bestaande tools vóór een migratie naar Berger Levrault
Voordat een implementatie wordt overwogen, begint men met een analyse van de huidige situatie. Welke softwarecontracten lopen er? Welke koppelingen verzorgen de elektronische verzending van besluiten, de verzending van de DSN of de verbinding met Chorus Pro? In Manche voorziet de samenwerking tussen Manche Numérique en Berger Levrault juist in begeleiding bij de migratie, inclusief deze voorafgaande inventarisatie.
Dit is minder vanzelfsprekend dan het lijkt. Elke bestaande koppeling kan een knelpunt worden als deze niet vooraf in kaart wordt gebracht. Een salarissoftwarepakket dat via een koppeling van een derde partij met de DSN is verbonden, moet bijvoorbeeld worden vervangen of opnieuw worden geconfigureerd. Deze stap overslaan kan tijdens de overgangsfase leiden tot dubbele gegevensstromen of afgewezen elektronische verzendingen.
Gemeenten die de Berger Levrault-software voor gemeenten al voor één onderdeel gebruiken (bijvoorbeeld de boekhouding), doen er goed aan na te gaan of hun contract het mogelijk maakt om andere modules te activeren zonder het geheel opnieuw te onderhandelen.
WeMagnus: financieel beheer en salarisadministratie in één omgeving
WeMagnus, de SaaS-oplossing van Berger Levrault voor gemeenten met minder dan 5 000 inwoners, brengt boekhouding, personeelszaken en dienstverlening aan inwoners samen in één interface. Het platform is inmiddels voorbij de pilotfase en ondersteunt dagelijks het beheer van talrijke kleine gemeenten.
Op financieel gebied biedt het budgetbeheer, het opstellen van betalingsopdrachten en vorderingen, en een directe koppeling met de openbare accountant. Een betalingsopdracht invoeren en elektronisch verzenden gebeurt in hetzelfde scherm, waardoor tussentijdse exports naar XML- of PDF-bestanden overbodig worden.
De salarisadministratiemodule omvat de berekening van premies en bijdragen, het genereren van loonstroken en de verzending van de DSN. Een medewerker die de salarisadministratie voor enkele tientallen lokale ambtenaren verzorgt, hoeft niet langer over te schakelen naar aparte software en vervolgens terug te keren naar de boekhoudmodule om de bijbehorende boekingen te verwerken.
Wat centralisatie in de dagelijkse praktijk verandert
De gemeente Saint-Hilaire-des-Landes, genoemd in een getuigenis die Berger Levrault heeft gepubliceerd, laat zien wat dit oplevert. Door de tools samen te brengen, zijn er minder handmatige invoerhandelingen nodig en neemt het risico op fouten bij het opnieuw invoeren van gegevens tussen twee softwarepakketten die niet standaard met elkaar communiceren af.
Ook werken onderweg wordt eenvoudiger: WeMagnus werkt online en is toegankelijk via een browser. Een gekozen bestuurder kan een administratieve rekening raadplegen of een besluit goedkeuren vanaf een tablet, zonder VPN of lokale installatie.
Cloudhosting en de beveiliging van gemeentelijke gegevens
Het gemeentelijk beheer centraliseren op een cloudplatform roept een terechte vraag op: wat gebeurt er bij een storing? Door diensten bij één leverancier onder te brengen, neemt het risico toe dat alle functies tegelijk niet beschikbaar zijn. Een serverincident treft dan niet alleen de boekhouding of de salarisadministratie, maar beide tegelijk.
Voor een gemeente die deze migratie overweegt, zijn er verschillende punten waarover de softwareleverancier of de openbare aanbieder van digitale diensten (OPSN) schriftelijk duidelijkheid moet geven:
- De frequentie en locatie van back-ups, met name of de gegevens in Frankrijk gehost blijven, zoals Berger Levrault voor WeMagnus aangeeft
- De gegarandeerde hersteltijd bij een ernstig incident en de voorwaarden voor werken met beperkte functionaliteit (alleen-lezen toegang, offline export)
- De scheiding van gegevens tussen gemeenten die dezelfde gedeelde omgeving gebruiken
- De toezeggingen rond naleving van het dreigingsbeeld dat door ANSSI wordt gepubliceerd en waarin regelmatig aanvallen op lokale overheden worden gemeld
Gezamenlijke dienstverlening via een OPSN zoals Manche Numérique maakt technische begeleiding eenvoudiger, maar ontslaat gemeenten niet van de plicht om deze contractuele vragen te stellen voordat ze tekenen.
Geïntegreerde AI-assistent en elektronische facturatie: twee ontwikkelingen om op te anticiperen
WeMagnus bevat een assistent op basis van kunstmatige intelligentie, die gebruikmaakt van het documentatiebestand van de leverancier. In de praktijk kun je hem een vraag over regelgeving stellen (zoals de berekening van een vergoeding voor een gekozen bestuurder of de regels voor het bijeenroepen van de gemeenteraad) en een antwoord krijgen dat op de context is afgestemd.
Voor een kleine gemeente zonder eigen juridische dienst kan dit nuttig zijn, mits de door de assistent vermelde bron steeds wordt gecontroleerd. Een hulpmiddel bij besluitvorming vervangt niet de controle door een opgeleide medewerker, zeker niet bij onderwerpen met financiële of rechtspositionele gevolgen.
De hervorming van elektronische facturatie voorbereiden
De hervorming van elektronische facturatie, die geleidelijk van toepassing wordt op alle overheidsorganisaties en hun leveranciers, brengt een extra verplichting met zich mee. Inkomende en uitgaande factuurstromen moeten via conforme platforms voor elektronische gegevensuitwisseling lopen.
Voor een gemeente die al een Berger Levrault-oplossing gebruikt die met Chorus Pro is verbonden, zal de aanpassing soepeler verlopen dan voor een gemeente die facturen nog in een spreadsheet verwerkt. Door nu al te controleren of de boekhoudmodule compatibel is met de vereiste formaten (zoals Factur-X), voorkom je tijdsdruk wanneer de verplichtingen van kracht worden.
De keuze voor gemeentelijke beheersoftware draait niet alleen om het vergelijken van functies. De nuttigste vraag vóór een beslissing blijft die van de inventarisatie: welke gegevensstromen lopen er nu, tussen welke tools, en welke moeten morgenochtend nog steeds werken als de migratie vertraging oploopt?
