Wenn eine Gemeindesekretärin Gehaltsabrechnungen, Beschlüsse, das Personenstandswesen und die Buchhaltung mit vier verschiedenen Programmen verwaltet – mit vier Zugangsdaten und vier Exportformaten –, wird jeder Monatsabschluss zum Balanceakt. Genau solche alltäglichen Reibungsverluste wollen die Lösungen von Berger Levrault für Kommunen beseitigen, indem sie Verwaltungsfunktionen auf einer einzigen Plattform bündeln.
Bestandsaufnahme der vorhandenen Tools vor einer Migration zu Berger Levrault
Vor einer Einführung steht zunächst eine Bestandsaufnahme. Welche Softwareverträge laufen derzeit? Welche Schnittstellen ermöglichen die elektronische Übermittlung von Verwaltungsakten, den Versand der DSN oder die Anbindung an Chorus Pro? Im Département Manche sieht die Partnerschaft zwischen Manche Numérique und Berger Levrault ausdrücklich eine Unterstützung bei der Migration vor, zu der auch diese vorherige Bestandsaufnahme gehört.
Dieser Punkt ist wichtiger, als es zunächst scheint. Jede bestehende Schnittstelle kann zum Hindernis werden, wenn sie nicht im Vorfeld erfasst wird. Eine Lohnsoftware, die beispielsweise über eine Schnittstelle eines Drittanbieters mit der DSN verbunden ist, muss möglicherweise ersetzt oder neu konfiguriert werden. Wer diesen Schritt überspringt, riskiert doppelte Datenflüsse oder abgelehnte elektronische Übermittlungen während der Übergangsphase.
Gemeinden, die die Berger-Levrault-Software für Rathäuser bereits in einem einzelnen Bereich nutzen (zum Beispiel für die Buchhaltung), sollten prüfen, ob ihr Vertrag die Aktivierung weiterer Module ermöglicht, ohne das Gesamtpaket neu verhandeln zu müssen.
WeMagnus: Finanzverwaltung und Lohnabrechnung in einer gemeinsamen Umgebung
WeMagnus, die SaaS-Lösung von Berger Levrault für Kommunen mit weniger als 5 000 Einwohnern, bündelt Buchhaltung, Personalwesen und Bürgerservices in einer einzigen Benutzeroberfläche. Die Plattform ist über die Pilotphase hinaus und unterstützt bereits den täglichen Verwaltungsbetrieb zahlreicher kleiner Gemeinden.
Im Finanzbereich umfasst sie die Haushaltsverwaltung, die Erstellung von Zahlungsanordnungen und Einnahmetiteln sowie die direkte Anbindung an die öffentliche Rechnungsstelle. Eine Zahlungsanordnung wird auf demselben Bildschirm erfasst und elektronisch übermittelt, sodass keine Zwischenschritte mit XML- oder PDF-Exporten mehr nötig sind.
Das Lohnabrechnungsmodul umfasst die Berechnung der Sozialabgaben, die Erstellung der Gehaltsabrechnungen und den Versand der DSN. Wer die Gehälter einiger Dutzend Beschäftigter im öffentlichen Dienst verwaltet, muss nicht mehr zu einer separaten Software wechseln und anschließend ins Buchhaltungsmodul zurückkehren, um die entsprechenden Buchungen vorzunehmen.
Was die Zentralisierung im Arbeitsalltag verändert
Die Gemeinde Saint-Hilaire-des-Landes, die in einem von Berger Levrault veröffentlichten Erfahrungsbericht erwähnt wird, veranschaulicht diesen Vorteil. Durch die Bündelung der Tools sind weniger manuelle Eingaben nötig, und Übertragungsfehler zwischen zwei Programmen, die nicht nativ miteinander kommunizieren, werden reduziert.
Auch mobiles Arbeiten wird erleichtert: WeMagnus läuft online und ist über einen Browser zugänglich. Ein gewählter Vertreter kann ein Verwaltungskonto einsehen oder einen Beschluss auf einem Tablet freigeben – ganz ohne VPN oder lokale Installation.
Cloud-Hosting und Sicherheit kommunaler Daten
Die kommunale Verwaltung auf einer Cloud-Plattform zu zentralisieren, wirft eine berechtigte Frage auf: Was passiert bei einem Ausfall? Werden alle Dienste bei einem einzigen Anbieter gebündelt, steigt das Risiko, dass sie gleichzeitig nicht verfügbar sind. Eine Serverstörung betrifft dann nicht mehr nur die Buchhaltung oder die Lohnabrechnung, sondern beide Bereiche zugleich.
Für eine Gemeinde, die eine solche Migration erwägt, sollten der Softwareanbieter oder der öffentliche Betreiber digitaler Dienste (OPSN) mehrere Fragen schriftlich beantworten:
- Wie häufig werden Sicherungskopien erstellt und wo werden sie gespeichert – insbesondere, ob die Daten wie von Berger Levrault für WeMagnus angekündigt in Frankreich gehostet bleiben
- Welche garantierte Wiederherstellungszeit gilt bei einem schwerwiegenden Vorfall, und welche Möglichkeiten gibt es für einen eingeschränkten Betrieb (Lesezugriff, Offline-Export)?
- Wie werden die Daten der Kommunen voneinander getrennt, wenn sie dieselbe gemeinsam genutzte Instanz verwenden?
- Welche Verpflichtungen gelten hinsichtlich der Einhaltung der Vorgaben im Lagebild der Bedrohungslage, das die ANSSI veröffentlicht und in dem regelmäßig Angriffe auf Gebietskörperschaften gemeldet werden?
Die gemeinsame Nutzung über einen OPSN wie Manche Numérique erleichtert die technische Unterstützung, entbindet aber keine Gemeinde davon, diese vertraglichen Fragen vor der Unterzeichnung zu klären.
Integrierter KI-Assistent und elektronische Rechnungsstellung: zwei Themen, die frühzeitig angegangen werden sollten
WeMagnus verfügt über einen Assistenten auf Basis künstlicher Intelligenz, der auf die Dokumentensammlung des Anbieters zugreift. In der Praxis kann man ihm eine Frage zu rechtlichen Vorgaben stellen (etwa zur Berechnung einer Funktionszulage oder zu den Modalitäten für die Einberufung des Gemeinderats) und erhält eine kontextbezogene Antwort.
Für eine kleine Gemeinde ohne eigene Rechtsabteilung ist das durchaus hilfreich – vorausgesetzt, die vom Assistenten angegebene Quelle wird stets überprüft. Ein Entscheidungshilfetool ersetzt nicht die Prüfung durch eine geschulte Fachkraft, insbesondere bei Fragen mit finanziellen oder dienstrechtlichen Auswirkungen.
Die Reform der elektronischen Rechnungsstellung vorbereiten
Die Reform der elektronischen Rechnungsstellung, die nach und nach alle öffentlichen Einrichtungen und ihre Lieferanten betrifft, bringt eine zusätzliche Anforderung mit sich. Ein- und ausgehende Rechnungen müssen über konforme Plattformen für die elektronische Rechnungsstellung abgewickelt werden.
Für ein Rathaus, das bereits eine an Chorus Pro angebundene Lösung von Berger Levrault nutzt, wird die Umstellung reibungsloser verlaufen als für eine Gemeinde, die ihre Rechnungen noch in Tabellenkalkulationen bearbeitet. Wer schon jetzt die Kompatibilität des Buchhaltungsmoduls mit den erwarteten Formaten (zum Beispiel Factur-X) prüft, vermeidet hektische Last-Minute-Anpassungen, sobald die Pflichten in Kraft treten.
Bei der Wahl einer Software für die Kommunalverwaltung geht es nicht nur darum, Funktionen miteinander zu vergleichen. Die wichtigste Frage vor einer Entscheidung lautet nach wie vor: Welche Datenflüsse gibt es heute, zwischen welchen Tools, und welche davon müssen auch morgen früh noch funktionieren, falls sich die Migration verzögert?
